Interne-communicatie.info
Naar de homepage
     

Checklist briefing voor interne communicatie

Door: Gastauteur | Checklists | 8.134 keer gelezen | |

Checklist briefing voor interne communicatieDat we een briefing maken voor een reclamecampagne of folder vinden we logisch. Gek genoeg vinden we dit voor een intern communicatievraagstuk niet altijd vanzelfsprekend. In deze checklist vind je 10 vragen die je jezelf kunt stellen bij het opstellen van je briefing voor een intern communicatieproject.

Schrijf een helder briefingdocument 

Vind je het lastig om je gedachten te ordenen voor een briefing, praat dan bij taaie vraagstukken vooraf met je bureau/strateeg om duidelijk te krijgen wat je vraag gaat worden. De adviseur heeft expertise in huis die jij wellicht niet hebt, en kan zo een eigen licht werpen op het vraagstuk. Als je de vraag helder hebt, volgen de onderbouwing en achtergrond vanzelf. Bovendien bouw je ook al aan de relatie met je adviseur. Deze samenwerking bepaalt grotendeels het succes van het project. Mocht je meerdere offertes vragen, gun de adviseurs dan altijd een persoonlijk gesprek. Je leert snel hun kwaliteit kennen. Hou het briefingdocument zelf kort, beperk je tot de hoofdzaken, vermijd specifiek jargon van de organisatie en zet aanvullende informatie in de bijlage.

10 vragen voor een briefing bij interne communicatie 

Onderstaand vind je 10 belangrijke vragen die je jezelf kunt stellen bij het opstellen van je briefing voor een interncommunicatieproject:

  1. Wat is speciek mijn opdracht?
    Wil ik een communicatieplan, een interncommunicatieonderzoek, een advies of een nieuw interncommunicatiemiddel? Let op: de uitvoering van internecommunicatietrajecten vindt vaak plaats in nauwe samenwerking met de medewerkers. Benoem dit dan ook  in je opdrachtformulering. Je adviseur kan hier rekening mee houden
  2. Wat is de aanleiding van mijn opdracht?
    Met andere woorden: wat is de reden dat ik nu wil communiceren? Bijvoorbeeld omdat het belangrijk is dat alle medewerkers de nieuwe kernwaarden van het bedrijf kennen, dat zij gebruik gaan maken van het nieuwe intranet of dat zij handelen naar de nieuwe richtlijnen voor het gebruik van social media.  Stel jezelf ook de vraag waarom je daarbij de hulp van een adviseur wilt inschakelen. Mis je expertise, extra capaciteit of is het strategisch handig het plan door een externe te laten ontwikkelen?
  3. Wie wil ik bereiken met mijn internecommunicatieproject?
    Pas daarbij op voor de volgende valkuil. We communiceren met echte mensen. Dus je doelgroep is nooit de vestiging of de afdeling commercie, maar de medewekers van de afdeling commercie of de leidinggevenden van de vestiging.  Wat weet je over je doelgroep? Zitten deze medewerkers op kantoor of zijn ze vaak op pad? Wat bindt hen (motivatoren)? Wat weten ze nu van mijn doel? Bij interne communicatie spelen de medewerkers een cruciale rol, pols dus eerst wat de algemene houding is ten aanzien van je onderwerp. Dit helpt ook bij het richting geven aan je briefing,. Weersta de verleiding om direct aan de slag te gaan.
  4. Wat wil ik precies vertellen oftewel wat is mijn boodschap?
    Bijvoorbeeld: ‘meld je aan voor de medezeggenschap’. Probeer ook te onderbouwen waarom je doelgroep dit zou geloven. Dus bijvoorbeeld: ‘medezeggenschap is leuk, omdat je bij veel zaken wordt betrokken en je interessante mensen ontmoet’.
  5. Wat moet het resultaat zijn?
    Welke doel streef je na? Bijvoorbeeld: ‘onze medewerkers moeten weer trots worden op ons bedrijf’ of ‘ons management heeft een nieuwe koers bepaald en nu is het tijd dat onze medewerkers op de werkvloer dit ook kennen’. Wees reëel. Gedragsveranderingen zijn het lastigste aan te pakken en vergen een lange adem.
  6. Hoe communiceert mijn interne doelgroep nu?
    Speelt social media een rol? Aan welke communicatiemiddelen denk je zelf en waarom? Probeer zo concreet mogelijk te zijn.
  7. Welke uitdagingen zijn er?
    Zijn er weerstanden te verwachten bij je doelgroep? Is je doelgroep bijvoorbeeld wel in staat om bijvoorbeeld een nieuwe koers van het management uit te dragen? Zijn er imagoproblemen voor je traject? Bijvoorbeeld: er is weerstand te verwachten omdat bij een eerdere reorganisatie veel fouten zijn gemaakt’.
  8. Welke randvoorwaarden zijn er?
    Bijvoorbeeld: ‘het concept moet passen binnen de huisstijl van ons bedrijf’, je wilt dat verwezen wordt naar bepaalde achtergrondinformatie op intranet etc.
  9. Welke budget is beschikbaar?
    Niets is zo vervelend voor een adviseur om met een taakstellend budget aan de slag te gaan, . De kans dat het buget dat jij in je hoofd had wordt overschreden is groot. Verdeel je beschikbare budget in het plan (eventueel met conceptontwikkeling, visualisatie idee), mogenlijk onderzoek en uitvoering. Uitvoering kan weer onderverdeeld worden in conceptontwikkeling en productie. Vraag om een duidelijke specificatie van de kosten per onderdeel. Kijk zelf hoeveel de kosten per medeweker mogen zijn.
  10. Wat is de interne planning?
    Geef zelf globaal aan wat je eigen planning is voor dit communicatieproject. Zijn er belangrijke data die relevant zijn voor je adviseur? Hou rekening met doorpresentatie van je plan en/of concept binnen je eigen organisatie.

BriefingBoek 

Briefen is een leuk en nuttig proces, als je er de tijd voor neemt die het verdient! Kijk geregeld op www.allesoverbriefings.nl, voor nieuwe tips en ideeën. Op deze website kun je ook het BriefingBoek bestellen van Petra Klören en Ingeborg van Egmond.

De auteurs, Petra Klören en Ingeborg van Egmond, zijn zelfstandig communicatieprofessional en hebben ruim twintig jaar ervaring in de communicatie bij bureaus, bedrijven en overheidsinstellingen. Zij zijn auteur van het BriefingBoek met 30 voorbeeldbriefings op bijna alle vakdisciplines.

Meer berichten

Interne communicatie neemt in belang toe
Finalisten Internal Branding Jaarprijs 2013 bekend
Interne communicatie over 10 jaar (e-book)
Meest effectieve middelen voor interne communicatie
Kracht van narrowcasting voor effectieve interne communicatie

Reageer


Dit artikel is geplaatst op on 13-06-2013 om 09:39 en is terug te vinden in de categorie Middelen & media. Reactie op dit artikel kun je volgen via de RSS 2.0 feed. Je kunt een reactie plaatsen, of een trackback van jouw site plaatsen.
1 Comment so far

  1. Effectieve interne communicatie: narrowcasting | heeft op maart 5, 2014 19:40 een reactie geplaatst.

    […] Bron: Interne communicatie info […]

Naam (verplicht)

E-mail, wordt niet getoond (verplicht)

Website


 
 
 
Bezoek ook:
Interne-communicatie.info
is een webconcept van CommunicatieMedia.

© 2011 - 2019