Interne-communicatie.info
Naar de homepage
     

Laat lijncommunicatie weer effectiever verlopen

Door: Martijn Hemminga | Onderzoek | 5.794 keer gelezen | |

Laat lijncommunicatie weer effectiever verlopenSteeds meer organisaties merken dat lijncommunicatie niet goed (meer) werkt. Wie nu precies vanuit welke functie, welke rol of verantwoordelijkheid heeft in de interne communicatie blijft vaak in het midden en is zelden expliciet gemaakt. Involve heeft samen met Universiteit Twente onderzoek gedaan en komt met een nieuwe aanpak.

Klachten over lijncommunicatie

Uit het onderzoek onder topmanagement, middenmanagement en medewerkers komen steeds de volgende oorzaken voor het moeizaam of niet-functioneren van de lijn naar voren:

  1. Eendimensionale nadruk op hiërarchie
    De lijncommunicatie is slechts gebouwd op één dimensie. Namelijk de hiërarchie volgens het organisatieharkje. Dat harkje is per definitie een versimpeling van de werkelijkheid. Er zijn veel meer dimensies en rollen die maken dat een organisatie functioneert.
  2. Eenrichtingsverkeer
    De lijncommunicatie is vooral één communicatiestroom van boven naar beneden. En in die eenrichtingsstraat stokt het snel. Onderwerpen blijven vaak al na de eerste of tweede laag hangen.
  3. Eén oplossing voor alles
    De lijn lijkt gebruikt te worden voor alle soorten informatie en met alle mogelijke doelen. Eén oplossing dus voor een veelheid en rijkheid aan informatie met een enorme verstopping en informatie overload tot gevolg.
  4. Veronderstellingen en verwachtingen
    De lijn is gebaseerd op nogal wat veronderstellingen. Zo verwacht topmanagement dat managers in de verschillende organisatielagen precies weten wat er van hen wordt verwacht in het doorgeven en vertalen van informatie. En veronderstellen ze dat dat ook (inspiratievol) gebeurt.
  5. Geen ondersteuning
    Een andere hardnekkige veronderstelling is dat iedere manager en iedere medewerker van nature in staat is om de verwachte (maar dus niet altijd duidelijke) taak in interne communicatie spontaan en met gemak te vervullen. Managers zijn immers niet voor niets manager, daar hoeven ze toch niet bij geholpen te worden?
  6. Middelen onthecht van de lijn
    Een prachtige manier om managers en medewerkers te ondersteunen is natuurlijk het aanbieden van een assortiment aan (parallelle) communicatiemiddelen, van nieuwsbrieven en bladen tot een overleg- en rapportagestructuur. Deze middelen lijken echter een eigen leven te leiden en met name managers geven aan zich door deze middelen niet ondersteund te voelen.
  7. Gebrek aan sturing
    Of informatie aankomt wordt nauwelijks gemeten, hooguit bij een heel belangrijk onderwerp. Dus of de werking van de lijncommunicatie effectief is wordt niet gestaafd door meetgegevens. Daarnaast is er sturing op lijncommunicatie nodig: hoeveel tijd is ervoor beschikbaar en wat heeft prioriteit? Daar wordt zelden inzicht in gegeven, wat er voor zorgt dat iedere leidinggevende daar zelf keuzes in maakt en medewerkers dus nooit eenduidig geïnformeerd worden.

Involve onderzocht wat managers en medewerkers zien als hun belangrijkste taken in interne (lijn-)communicatie (Involve, Universiteit Twente, maart 2013). En ontwikkelde van daaruit een voor het vak nieuwe visie op het effectiever laten verlopen van lijncommunicatie en het opnieuw werkend krijgen van de communicatielijnen in organisaties.

In 4 stappen de lijnen werkend krijgen

Die aanpak waar Involve meekomt bestaat uit vier stappen om de huidige situatie te analyseren en een eerste opzet te maken voor de gewenste situatie. Achtereenvolgens wordt gekeken naar:4 stappen om lijncommunicatie beter te maken

  1. Welke informatie voor een organisatie relevant is
    In deze stap bepaal je de soorten informatie die belangrijk zijn voor jouw organisatie of waar je aandacht aan wil besteden omdat er verbetering nodig is.
  2. Wie een rol spelen in de uitwisseling daarvan
    In deze stap bepaal je welke spelers een (cruciale) rol spelen in de belangrijke informatiesoorten.
  3. Welke communicatieverantwoordelijkheden deze ‘spelers’ vervullen
    In deze stap bepaal je welke interne communicatieverantwoordelijkheden bij welke spelers moeten worden neergelegd.
  4. Wat zij vervolgens nodig hebben om dit goed te kunnen doen
    In deze stap stel je vast welke ondersteuning in de vorm van overleggen, middelen en tools/training die spelers nodig hebben om hun taken in interne communicatie te kunnen vervullen.

Gratis whitepaper

Het volledige stappenplan en de uitgebreide overwegingen en vragen die bij het uitwerken van deze 4 stappen een rol spelen vind je in de whitepaper ‘Lijncommunicatie, hoe het wel werkt’. Deze is gratis te downloaden op de website van Involve.

Bron: Involve 

Meer berichten

Interne communicatie neemt in belang toe
Finalisten Internal Branding Jaarprijs 2013 bekend
Interne communicatie over 10 jaar (e-book)
Meest effectieve middelen voor interne communicatie
Kracht van narrowcasting voor effectieve interne communicatie

Reageer


Dit artikel is geplaatst op on 13-06-2013 om 09:39 en is terug te vinden in de categorie Middelen & media. Reactie op dit artikel kun je volgen via de RSS 2.0 feed. Je kunt een reactie plaatsen, of een trackback van jouw site plaatsen.
1 Comment so far

  1. Effectieve interne communicatie: narrowcasting | heeft op maart 5, 2014 19:40 een reactie geplaatst.

    […] Bron: Interne communicatie info […]

Naam (verplicht)

E-mail, wordt niet getoond (verplicht)

Website


 
 
 
Bezoek ook:
Interne-communicatie.info
is een webconcept van CommunicatieMedia.

© 2011 - 2018